Hoe bepaal je de grootte en het budget voor een PIM systeem?

Bij de keuze voor een Product Informatie Management (PIM) systeem staan organisaties vaak voor een belangrijke vraag: moeten ze beginnen met een instap-PIM of meteen voor een uitgebreide oplossing gaan? Deze beslissing hangt af van verschillende factoren, waaronder het budget en de volwassenheid van de organisatie op het gebied van PIM.

De diverse wereld van PIM

De wereld van PIM-oplossingen is divers en omvangrijk. In Nederland alleen al zijn er meer dan 30 aanbieders. Deze oplossingen variëren niet alleen in functies, maar ook in grootte. Vooral organisaties die nog nooit eerder met PIM hebben gewerkt moeten zichzelf de vraag stellen of ze wel meteen een groot en complex PIM-systeem willen implementeren. Als zowel de organisatie als haar medewerkers geen ervaring hebben met PIM, kan een grootschalig systeem te overweldigend zijn.

Voor organisaties die nog niet volwassen zijn op het gebied van PIM, kan het zinvol zijn om te beginnen met een eenvoudige online SaaS-oplossing. Deze PIM systemen zijn minder ingewikkeld en kunnen als opstap dienen om de organisatie voor te bereiden op complexere PIM-functionaliteiten in de toekomst. Zo kan je in de beginfase geleidelijk aan groeien, zonder overweldigd te raken door functies die je nog niet nodig hebt.

Maar natuurlijk kan je niet alle bedrijven zonder PIM ervaring over een kam scheren. Elke situatie is anders. Zo kan het zijn dat jouw bedrijf wel ervaring heeft met soortgelijke systemen of dat jouw bedrijf in korte tijd een grote groeispurt verwacht. Let hierom goed op of een PIM aansluit bij de huidige processen van je bedrijf, en bij wat je verwacht in de toekomst.

Budget overwegingen

Een andere belangrijke factor bij de keuze voor een PIM-systeem is het budget. De kosten voor implementatie en onderhoud van een PIM-systeem kunnen aanzienlijk zijn. Zo moet je bijvoorbeeld rekening houden met terugkerende maandelijkse kosten.

Het is belangrijk om weloverwogen keuzes te maken zodat je binnen het budget kan blijven en kan zorgen voor een goede return on investment. De budgettoewijzing is ook afhankelijk van de business case die kan worden opgebouwd. Hoeveel kosten kan een PIM besparen? Hoeveel extra omzet kan worden gegenereerd? Hoeveel groei kan het bedrijf faciliteren? Deze factoren bepalen het budget voor het systeem, los van de initiële uitgaven.

Bedrijven die al een PIM-systeem hebben en willen overstappen, vinden het vaak eenvoudiger om een duidelijk budget op te stellen. Voor nieuwe PIM-gebruikers is het vaak verstandig om te kiezen voor oplossingen die meegroeien. Sommige PIM systemen, zoals bijvoorbeeld Akeneo met hun Growth Edition, bieden de mogelijkheid om te beginnen met een basisversie en geleidelijk uit te breiden naar een Enterprise Edition. Dit stelt organisaties in staat om het PIM mee te laten groeien met hun bedrijf.

Conclusie

Het is belangrijk om te weten waar jouw bedrijf staat en waar het heen wil bij het selecteren van een PIM systeem. Dit helpt met het bepalen van het budget voor het PIM systeem, en voor de gewenste grootte PIM. Als je zeker wil zijn dat jij met de beste PIM leverancier in zee gaat, en dat jouw PIM compleet aansluit op jouw wensen, dan kan je ook een volledig PIM-selectie traject doorlopen. Samen met onze partner PIMvendors bieden wij een uitgebreid selectietraject aan met onafhankelijk advies. Waar we hier het meest op letten is de juiste balans tussen People, Process en Technology. Een van de grootste valkuilen bij PIM-selectie is het overschatten van de technologie en het onderschatten van de menselijke en procesgerichte elementen. Het is niet alleen belangrijk om naar de specificaties en softwarefeatures te kijken, maar ook naar de mensen die ermee zullen werken en de processen die het systeem moet ondersteunen.

Wil je meer weten over onze aanpak en hoe wij jou kunnen helpen bij het selecteren en implementeren van de juiste PIM-oplossing? Lees dan onze vorige blog over pakketselectie, of neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Samen zorgen we ervoor dat jouw PIM-project een succes wordt!