Hoe verloopt een goed PIM selectietraject?

De meeste ICT-implementaties falen, dat valt te zien in cijfers van bronnen zoals de The Standish Group en Ernst en Young. En helaas is dat bij PIM niet anders. Het begint al bij het selectietraject, want hoe weet jij welke oplossing het beste bij jouw bedrijf en ambities past?

Bij het selecteren van een Product Informatie Management (PIM)-systeem moeten er belangrijke keuzes gemaakt worden. Vaak worden de technologische aspecten als het meest cruciaal beschouwd, maar het is juist belangrijk om de menselijke en procesgerichte aspecten niet over het hoofd te zien. In samenwerking met onze partner PIMvendors verkennen we in deze blog een allesomvattende benadering van pakketselectie en benadrukken we de belangrijkste stappen voor het kiezen van jouw PIM-oplossing.

De menselijke factor in PIM selectie

Een van de grootste valkuilen bij PIM-selectie is het overschatten van de technologie en het onderschatten van de menselijke en procesgerichte elementen. Het is niet alleen belangrijk om naar de specificaties en softwarefeatures te kijken, maar ook naar de mensen die ermee zullen werken en de processen die het systeem moet ondersteunen.

Hierom is een goed selectieproces onderverdeeld in twee cruciale stappen:

Stap 1: Scenario’s bepalen

• Analyse van de huidige situatie, inclusief proces, technologie en stakeholders.
• Definitie van de gewenste toekomstige situatie met een horizon van 3-5 jaar.
• Bepaling van de weging van verschillende factoren, zoals technologie, implementatiepartners en scenarioscores.

Stap 2: Scenario-gedreven demo’s

• Leveranciers worden uitgenodigd om demo’s te geven op basis van de scenario’s uit stap 1.
• De demo’s worden beoordeeld en gewogen.
• Op basis hiervan wordt de best passende PIM-oplossing geselecteerd.
• Eventuele verdiepingsslagen worden gedaan op belangrijke scenario’s of lessen uit de demo’s.

Het is hierbij belangrijk om te beseffen dat PIM-selectie niet louter om technologie draait. Een succesvol PIM-systeem moet naadloos integreren met de organisatieprocessen en de mensen die het dagelijks zullen gebruiken. Het betrekken van alle belanghebbenden, zoals IT, marketing, Category managers en copywriters , is essentieel voor een weloverwogen keuze. Een PIM systeem is namelijk alleen succesvol als de betrokken medewerkers er met vertrouwen mee aan de slag kunnen.

Een allesomvattende manier van pakketselectie

Calago werkt nauw samen met PIMvendors om bedrijven te helpen bij het selecteren van de juiste PIM-oplossing. Onze gezamenlijke aanpak verschilt van de veel gebruikte benadering waarbij men simpelweg lijsten met specificaties afvinkt en softwarefeatures beoordeelt. In plaats daarvan kijken wij naar het grotere plaatje van je bedrijf.

Ons selectieproces begint met een uitgebreide analyse van Calago, waarbij we een Solution Blueprint creëren zonder specifieke softwareoplossingen in gedachten te hebben. We kijken naar de architectuur en de rol van PIM in jouw bestaande landschap. We identificeren belangrijke stappen, evalueren projectrisico’s en schetsen de behoeften van jouw organisatie.

Dit resultaat, de Solution Blueprint, wordt vervolgens door PIMvendors gebruikt (i.c.m. hun onafhankelijke PIM shortlist) om verschillende leveranciers uit te nodigen om hun oplossingen te presenteren. Tijdens dit proces word jij, als klant, actief betrokken. Hierdoor krijg je diepgaand inzicht in wat PIM voor jouw organisatie kan betekenen , en welke PIM oplossing het beste bij je past.

De juiste keuzes maken
Bij het selecteren van een PIM-oplossing draait het om de juiste balans tussen People, Process en Technology. Het betrekken van alle relevante stakeholders en het begrijpen van jouw huidige en toekomstige behoeften zijn van onschatbare waarde. Samen met PIMvendors bieden wij begeleiding en expertise om de juiste keuzes te maken in het selectietraject van een PIM-oplossing.

Wil je meer weten over onze aanpak en hoe wij jou kunnen helpen bij het selecteren en implementeren van de juiste PIM-oplossing? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Samen zorgen we ervoor dat jouw PIM-project een succes wordt!