Onze klant aan het woord: Smartphonehoesjes

Smartphonehoesjes had een probleem, hun voormalige PIM systeem was niet efficiënt genoeg en kon niet meegroeien met het bedrijf. Met plannen voor verdere uitbreiding naar het buitenland, continu groei in het bedrijf en een wisseling van E-commerce platform moesten ze op zoek naar een nieuwe PIM oplossing. Al snel kwamen ze uit op Akeneo PIM, met Calago als implementatiepartner.

• Een eigengebouwd PIM-systeem
• Met een nieuw E-commerce platform, ook een nieuwe PIM
• Van chaos naar concrete plannen
• Een goede samenwerking en hoge gebruiksvriendelijkheid
• Een zonnige toekomst

De basis van Smartphonehoesjes is plezier, ondernemen en groei. Ze verkopen telefoonhoesjes, tablethoezen en accessoires van goede kwaliteit, voor een betaalbare prijs. Smartphonehoesjes bestaat sinds 2011, heeft ongeveer 200 mensen werkzaam en een breed assortiment van 45.000 producten. Naast Nederland is Smartphonehoesjes momenteel actief in Duitsland, Frankrijk, Italië en Spanje.

De verkoop van Smartphonehoesjes is gericht op consumenten, maar ze hebben ook een zakelijke afdeling. Vanuit hier worden hun producten ook naar andere partijen gedistribueerd. Ook doen ze veel aan bedrukken en hebben ze een eigen productielijn in China.

We spraken met Geert Roza, de Product Owner van het project, over onze samenwerking. Hij is bijna 3 jaar werkzaam bij Smartphonehoesjes en naast dat hij de schakel tussen de stakeholders is, stuurt hij ook een development team aan. Hij is ons voornaamste contact met de organisatie en nam de leiding over het project.

Een eigengebouwd PIM-systeem

Smartphonehoesjes staat geen moment stil en wil altijd groeien en verbeteren. Voordat ze bij Calago aanklopten hadden ze een eigen gebouwd PIM systeem. Dit werkte eerst prima, maar na verloop van tijd kwamen er meer wensen. Ze wilden meer automatiseren en dingen slimmer doen. Ze hadden een klein content team en heel veel content. Om dit te managen moest alles efficiënter, slimmer en makkelijker.

Automatisering was dan ook het grootste obstakel. Als ze nu bijvoorbeeld een generieke foto hadden die op 100 producten moest staan, dan moesten ze dit bij elk product los toevoegen. Dit nam veel tijd in beslag en moest efficiënter kunnen.

Met een nieuw E-commerce platform, ook een nieuwe PIM

In 2021 besloot Smartphonehoesjes om te migreren naar een nieuw E-commerce platform, Magento 2. Met deze verandering zagen ze de mogelijkheid om meteen hun oude en beperkte PIM systeem te vervangen. “We wilden naar een nieuw platform, en toen hebben we uiteindelijk Magento gekozen,” vertelt Geert. “Daarna was de keuze, wat doen we nu met de PIM? Toen hebben we een aantal PIM-systemen vergeleken en kwamen we bij Akeneo uit. Zodoende zijn we ook bij Calago uit gekomen.”

Over de keuze van een PIM vertelde Geert dat ze eerst de werkwijze en webshops van concurrenten hadden bekeken om te zien wat zij gebruikten voor systeem. Hiervan hebben ze een kleine selectie van platformen gemaakt en de voor en nadelen van deze bekeken. Hun belangrijkste criteria aan een PIM waren flexibiliteit, gebruiksvriendelijkheid en automatisering. Andere criteria waren:

• Het zelf kunnen toevoegen van attributen
• Assets als afbeeldingen en video’s makkelijk kunnen toevoegen
• Content over meerdere kanalen, in meerdere talen, beheren en creëren
• Rechten kunnen afstemmen

Uiteindelijk kwam de Akeneo Enterprise Edition als beste uit de test. Ze overwogen ook meerdere implementatiepartners. De doorslag voor Calago kwam door ons PIM expertise en de toevoegingen van Horizon, onze eigen ontwikkelde add-on, aan Akeneo.

“Calago is natuurlijk echt specialist op PIM gebied. Ook omdat we het idee hadden dat Calago, met het Horizon platform, er net even meer omheen had staan.”

Geert Roza, Product Owner Smartphonehoesjes

Van chaos naar concrete plannen

Vooraf aan de implementatie starten wij altijd met een Fase 0. In deze fase bestuderen wij eerst het bedrijf en bekijken wij de huidige situatie, en de gewenste situatie. Dan stellen wij een plan op met onder andere einddoelen, de verwachte scope van het project en eventuele risico’s.

Deze aanpak met de Fase 0 was even wennen vertelde Geert, maar het was wel erg waardevol. Doordat de PIM gebruikers van Smartphonehoesjes lang beperkt waren geweest met hun oude PIM systeem, hadden ze allemaal verbeterpunten voor de nieuwe PIM opgespaard. Natuurlijk begonnen ze al deze punten meteen te roepen in de beginnende fase 0 van het project. “Het is dan best moeilijk om focus te krijgen, en niet alle kanten op te gaan,“ vertelt Geert hierover. “Ik denk dat ze ambitie bij ons ook iets te hoog heeft gelegen.”

Dit rommelige begin had ook te maken met de huidige situatie van het bedrijf. Ze waren content aan het migreren en moesten knopen doorhakken. ”Anders was het garbage in, garbage uit,” legt Geert uit. “Dat waren soms best moeilijke keuzes om te maken.”

Gelukkig lukte het om de plannen van abstract naar concreet de brengen. Calago hielp met een kritische houding, en droeg bij aan nieuwe verbeteringen die Smartphonehoesjes vooraf nog niet had bedacht. Voorbeelden hiervan zijn het praktischer uploaden van afbeeldingen, en het kritisch nadenken over wat te doen per taal en per kanaal. Dit zodat het bedrijf geen kostbare tijd zou spenderen aan onbelangrijke zaken.

Een goede samenwerking en hoge gebruiksvriendelijkheid

Geert Roza beschreef de samenwerking met Calago als goed en laagdrempelig. Er kon snel geschakeld worden en de lijntjes waren kort. Op het begin werkten ze met meerdere consultants, maar op het eind werd Ralph (onze technische consultant) hun vaste contactpersoon. Dit beviel goed en gaf veel duidelijkheid.

Over de oplossing van Akeneo is Geert positief. Het gebruik van Akeneo viel ook meteen goed bij zijn collega’s. “Voor content was het heel makkelijk. Gewoon het feit dat ze nu makkelijk een import en bulk edits kunnen doen, en afbeeldingen.”

De verbeteringen betreffende de afbeeldingen waren echt de highlight namens Geert. “Eerst was dit alleen op productniveau, maar nu hebben we het in Akeneo ook op kleur, merk en serie specifiek. Deze opzet is een hele grote verbetering van de oude situatie.”

Deze verbetering zorgt ervoor dat ze een standaard afbeelding heel makkelijk op meerdere producten kunnen toepassen. Dit is ideaal bij situaties waarin er variaties zijn van een product, zoals bij een smartphonehoesje die voor meerdere modellen beschikbaar is. In de nieuwe situatie verspillen ze geen tijd meer aan het apart uploaden van alle afbeeldingen.

Met 7 mensen die het consistent (en 25 mensen die het af en toe) gebruiken was het belangrijk dat de oplossing gebruiksvriendelijk was. Hier is Geert erg over te spreken. “Het is heel makkelijk aan te leren aan nieuwe mensen. Je kan heel snel dingen opzoeken en in bulk editen. Het is niet ingewikkeld, je hoeft niet allemaal menu’s door of trainingen te volgen.”

Een zonnige toekomst

Het resultaat viel binnen verwachting, en de situatie binnen het bedrijf is stukken verbeterd sinds het gebruik van de PIM. De productinformatie is een stuk laagdrempeliger, en er kan veel meer toegevoegd worden aan een product. Ideaal voor marktplaatsen en het compleet maken van productinformatie.

Het makkelijk kunnen uitbreiden naar andere landen is ook een groot pluspunt van de nieuwe PIM. “We zijn ongeveer een jaar echt live met Akeneo,” vertelt Geert hierover. “Dat we nu al twee landen hebben toegevoegd… Kijk hoe makkelijk dat is gegaan. We kunnen veel sneller andere talen toevoegen.” In het eerste jaar met de nieuwe PIM is Smartphonehoesjes naar Italië en Spanje uitgebreid. Het plan wat er nu ligt is om eind dit jaar ook nog naar Engeland te gaan.

Kort gezegd ziet Smartphonehoesjes de toekomst met Akeneo PIM zonnig in. Daarnaast zijn we recentelijk nog een tweede, kleiner project gestart met het bedrijf. Het is een mooie samenwerking die we graag door willen zetten!