Verschillende bestanden met productinformatie door de organisatie laten zwerven?

Verschillende bestanden met productinformatie door de organisatie laten zwerven?

Bij veel groothandels is het aan de orde van de dag: medewerkers die bestanden met productinformatie heen en weer mailen. Dat is onverstandig, want je verliest kostbare tijd omdat medewerkers dan vaak op elkaar moeten wachten. Bovendien neem je het risico dat je live gaat met verkeerde productinformatie, omdat niemand weet welke versie van het bestand de juiste is.

Wat gebeurt er als er onnodig bestanden worden gemaild?

Het compleet maken van lijsten met productinformatie vraagt vaak om de input van meerdere afdelingen. De fabrikant levert de productinformatie, sales voegt verkoopinformatie toe, marketing schrijft de SEO-teksten en ICT voert de resultaten op.

Dat klinkt simpel, maar het wordt complex als losse Excelbestanden van mailbox tot mailbox gaan. Want wie heeft dan eigenlijk nog het overzicht? En welke versie van het bestand is de juiste?

Wat je veel beter kunt doen

Je voorkomt het onnodig mailen van bestanden door alle productinformatie vast te leggen in een PIM-systeem (Product Informatie Management). In een centrale database heb je één single point of truth, waar verschillende medewerkers informatie kan toevoegen.

Hierin kun je rollen en rechten toevoegen, waardoor iedereen alleen kan bewerken wat voor hem of haar bedoeld is. Niemand hoeft op elkaar te wachten en niemand kan per ongeluk de wijzigingen van de andere afdeling overschrijven.

Het resultaat: iedereen beschikt gelijk over de meest actuele versie van de data en kan direct aan de slag, zonder eindeloos te matchen en te ontdubbelen in foutief gecorrigeerde Excel-bestanden.

Herkenbaar? Dan is het tijd voor een nieuwe benadering, geïmplementeerd door Calago. Wij richten bedrijfsprocessen opnieuw in, zodat je medewerkers meer kunnen doen in minder tijd.

Wilko van Gurp

Sales manager

06 - 825 122 28
Wilko van Gurp

Help mij groeien

Werkhorst 36, 7944AV Meppel

KVK: 04066840
BTW: NL815225647B01
© 2020 Calago®