Hoe haal je als fabrikant of groothandel alles uit je productdata?
Ben al jij bekend met de kracht van productdata? Vooral voor fabrikanten en groothandels vormt productdata de ruggengraat van bedrijfsprocessen. Met kwalitatieve data lopen je processen efficiënter en verminder je handwerk. Daarnaast helpt inzicht in je data bij het maken van strategische beslissingen en bevordert innovatie.
Maar hoe maak je optimaal gebruik van je productinformatie? Dat behandelen we in deze blog aan de hand van vier kerngebieden: Organisatie, Processen, Data en Techniek.
1. Organisatie: Creëer een datagedreven cultuur
Het maximale uit productdata halen begint bij de organisatie zelf. Data is geen bijproduct van de bedrijfsvoering, maar een strategisch goed. Zet data daarom centraal in je besluitvorming en processen.
Begrijp de waarde van productdata
Maak je organisatie bewust van het belang van productdata. Hoe beter de data, hoe beter je in staat bent om te anticiperen op klantbehoeften, processen te optimaliseren en de concurrentie voor te blijven. Dit vereist een verandering in mindset waarbij afdelingen zoals sales, marketing, en IT samenwerken om productdata van hoge kwaliteit te waarborgen.
Data governance en eigenaarschap
Om fouten, duplicaten en verloren bestanden te voorkomen moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt over wie verantwoordelijk is voor het databeheer en de datakwaliteit. Een effectieve aanpak hiervoor is om verschillende eigenaren aan te stellen. Deze data-eigenaren (ofwel Product Information Managers) zorgen ervoor dat alle productdata up-to-date, consistent en bruikbaar is voor alle relevante partijen binnen de organisatie.
2. Processen: Geoptimaliseerde workflows voor databeheer
Om productdata optimaal te benutten moeten er goede processen opgezet zijn. Door duidelijke workflows kan je efficiënt data verzamelen, beheren en verspreiden. En dit alles terwijl je fouten minimaliseert en tijd bespaart.
Standaardiseer dataverzamelingsprocessen
Een groot probleem binnen veel B2B-organisaties is de verscheidenheid van productdata. De data komt binnen via verschillende bronnen zoals leveranciers, interne afdelingen of externe databases. Hierdoor ontstaan er inconsistenties en fouten. Hoe je dit op kan lossen? Via standaardisatie. Zorg voor duidelijke richtlijnen rondom het invoeren van data zodat de consistentie gewaarborgd blijft, ongeacht de bron. Daarnaast helpt het ook om je data via een centraal systeem te beheren.
Automatiseer dataverwerking waar mogelijk
Veel bedrijven vertrouwen nog op handmatige invoer. Dit is tijdrovend en vergroot de kans op fouten. Wanneer je product data op een centrale plek, zoals in een Product Informatie Management systeem (PIM), plaatst kun je vervolgens processen gaan automatiseren. Ook kan je door moderne PIM oplossingen zoals Mediacockpit, Syndigo en Akeneo, gebruikmaken van machine learning en AI.
Hier zijn enkele manieren waarop AI kan bijdragen:
- Automatische Data Invoer:
- Data Extractie: AI kan gegevens automatisch extraheren uit verschillende bronnen zoals PDF’s, websites en databases, waardoor handmatige invoer wordt verminderd.
- Data Normalisatie: AI kan inconsistenties in data detecteren en corrigeren, zoals het standaardiseren van eenheden of het corrigeren van typfouten.
- Slim Beheer:
- Categorisatie en Tagging: AI kan producten automatisch categoriseren en taggen op basis van hun kenmerken, wat het beheer en de zoekbaarheid van producten verbetert.
- Voorspellende Analyse: AI kan trends en patronen in productdata analyseren om voorspellingen te doen over toekomstige vraag, voorraadbeheer en prijsoptimalisatie.
- Efficiënte Publicatie:
- Content Generatie: AI kan productbeschrijvingen, specificaties en andere content automatisch genereren, wat tijd bespaart en consistentie waarborgt.
- Multichannel Publicatie: AI kan content optimaliseren voor verschillende verkoopkanalen en platforms, waardoor de juiste informatie op het juiste moment wordt gepubliceerd.
3. Data: Kwaliteit boven kwantiteit
Productdata is niet alleen een verzameling losse attributen zoals prijzen, voorraden, of specificaties. Het is een waardevolle informatiebron die je inzicht biedt voor het verbeteren van klantrelaties, optimaliseren van de toeleveringsketen en zelfs het vergroten van de winstgevendheid.
Investeer in datakwaliteit
Kwaliteit gaat boven kwantiteit. Slechte of incomplete data leidt tot onjuiste analyses, gemiste kansen of zelfs operationele fouten. Hierom is het belangrijk om continu te investeren in de kwaliteit van je productdata. Dit betekent dat er regelmatig datakwaliteitscontroles moeten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat gegevens accuraat, actueel en consistent blijven.
Rijke productinformatie voor een betere klantervaring
Voor fabrikanten en groothandels in de B2B-sector is het verstrekken van rijke productinformatie een essentieel onderdeel van het ondersteunen van klanten. Dit omvat niet alleen basale informatie zoals prijzen en beschikbaarheid, maar ook uitgebreide technische specificaties, afbeeldingen, handleidingen en certificaten. Deze informatie stelt klanten in staat weloverwogen beslissingen te nemen, wat leidt tot een hogere klanttevredenheid en betere verkoopresultaten.
4. Techniek: Gebruik de juiste tools en technologieën
Moderne tools en systemen stellen bedrijven in staat om hun productdata centraal te beheren en toegankelijk te maken voor iedereen binnen de organisatie, evenals voor externe partners en klanten.
Product Information Management (PIM) systemen
Een PIM-systeem is een onmisbare tool voor B2B-bedrijven die hun productdata effectief willen beheren. Dit systeem centraliseert alle productinformatie op één plaats en maakt het gemakkelijk om deze gegevens consistent te houden over verschillende kanalen en afdelingen. Een PIM-systeem stelt je ook in staat om data snel aan te passen en uit te breiden, wat vooral belangrijk is wanneer je met duizenden producten werkt. Laat je informeren over welk PIM systeem het beste bij jouw behoeften en budget past als bedrijf. Dit heeft te maken met je volwassenheid als organisatie, IT landschap, ambitie en doelstelling, etc. Er zijn veel PIM/ DAM (Digital Asset Management) systemen op de markt om uit te kiezen.
Gebruik van data-analyse en AI
Geavanceerde technologieën zoals data-analyse en kunstmatige intelligentie (AI) kunnen helpen om diepere inzichten te verkrijgen uit je productdata. AI kan bijvoorbeeld patronen herkennen in je verkoopdata die anders over het hoofd zouden worden gezien, en zo helpen bij het voorspellen van trends of het optimaliseren van voorraden. Data-analyse tools kunnen helpen bij het opsporen van inconsistenties in productinformatie en deze automatisch corrigeren, wat bijdraagt aan een hogere datakwaliteit.
Integratie met andere systemen
Het is ook van belang dat je productdatasystemen naadloos kunnen integreren met andere bedrijf kritische systemen zoals ERP, CRM, en e-commerce platforms. Door deze systemen te koppelen, zorg je ervoor dat productdata altijd actueel is en dat verschillende afdelingen dezelfde informatie gebruiken. Dit voorkomt silo’s binnen de organisatie en zorgt voor een soepele samenwerking tussen teams.
Bij veel bedrijven kom je nog point-to-point integraties tegen maar in moderne IT landschappen zie je steeds meer integraties via een iPaas of integratielaag. Op die manier kun je processen stroomlijnen, ben je flexibel en schaalbaar en kun je zorgen voor veilige realtime updates van productgegevens.
Conclusie: Van data naar waarde
Het effectief benutten van productdata binnen een B2B-organisatie vereist een holistische aanpak waarbij organisatie, processen, data en techniek samenkomen. Door te investeren in een datagedreven cultuur, gestroomlijnde processen, hoogwaardige data en de juiste technologieën, kun je niet alleen de operationele efficiëntie verbeteren, maar ook de klantervaring optimaliseren en concurrentievoordeel behalen.
Fabrikanten en groothandels die productdata serieus nemen, zullen merken dat dit niet alleen hun interne processen verbetert, maar ook bijdraagt aan betere klantrelaties, hogere omzetten en meer innovatie. De vraag is niet langer of je moet investeren in productdata, maar hoe snel je deze investering kunt realiseren om voorop te blijven lopen in een competitieve markt.
Calago – Een team van PIM Experts
Calago is een specialist op het gebied van Product databeheer met meer dan 20 jaar ervaring. Wij hebben een speciale methodiek ontwikkelt om bedrijven te helpen bij het optimaliseren van productdatakwaliteit, de organisatie, de processen en het kiezen van de juiste techniek. We kunnen in een korte periode een scan doen van jouw PIM oplossing en organisatie, die je inzicht geeft in wat er moet gebeuren om de data voor jou te laten werken.
Mocht je vrijblijvend een keer willen sparren of een scan laten uitvoeren, neem gerust contact met ons op.