Fase 0 case study – Wegter

Achter elke Calago implementatie zit een uitgebreide fase 0. In deze fase kijken we uitvoerig naar alle processen, systemen, mensen en informatie van jouw bedrijf die gerelateerd zijn aan de productdata. Hiermee bepalen wij de scope van het implementatie project, elimineren wij risico’s en vormen we een sterk advies voor de toekomst.

In deze klantcase lees je wat een Fase 0 van Calago inhoudt. De case is geschreven vanuit een gesprek met Alexander, een van onze PIM expert consultants. Samen keken we terug op de Fase 0 die hij heeft uitgevoerd bij het bedrijf Wegter.

Wie is Wegter?

Wegter bestaat als bedrijf al meer dan 100 jaar en houdt zich bezig met het productdomein van keuken en tafel. Het is groothandel in zowel B2B en B2C met veel potentie. Met wel 4.000 producten en zeker 200 leveranciers hebben ze veel productinformatie om te beheren. Hier konden ze wel wat hulp mee gebruiken.

De beslissing om hulp te zoeken kwam door een langer proces bij Wegter. De zaken liepen goed, maar ze wilden nog meer uit het bedrijf halen. Daarom hebben ze een algemene bedrijfsanalyse uitgevoerd, waaruit bleek dat PIM een nuttig hulpmiddel kon zijn voor het bedrijf. Deze fase 0 en de opkomende PIM implementatie is dan ook maar een schakel in de verbeteringen binnen Wegter.

Waarom Calago PIM?

Waarom werd PIM aanbevolen? Simpelweg omdat de bestaande IT architectuur enigszins verouderd was. De processen verliepen nog prima, maar dat kwam omdat de huidige werknemers bekend zijn met de oudere systemen. Om goed voorbereid te zijn op de toekomst wil je liever een PIM met meer flexibiliteit en vernieuwing. Een goed geïmplementeerde PIM kan namelijk meegroeien met jouw bedrijf, en is makkelijker op te pakken voor nieuwe werknemers.

De keuze om specifiek met Calago in zee te gaan kwam doordat ons specialisme ligt in PIM, wij een ervaren Akeneo partner zijn en omdat ze vertrouwen hadden in onze implementatiemethodiek.

De Fase 0 van Wegter

“Als eerste ga je de omgeving verkennen,” vertelt Alexander over het begin van de fase 0 bij Wegter. “Je gaat vragen stellen en zoekt uit wat er gebeurt als een nieuw product wordt aangemaakt. Wie doet wat? Eerst zoek je de grote lijnen, en daarna ga je proberen om uit elk detail meer informatie te trekken.”
Tijdens dit onderzoek worden er meetings georganiseerd, waarbij Calago helpt met het aanslingeren van een discussie. Zo komen alle pijnpunten van de organisatie boven tafel, welke samen worden herleid naar de oorzaak. Dit wordt daarna het hoofdpunt om op te lossen.

Bij Wegter verliep dit positief. Doordat deze specifieke fase 0 tijdens de vakantieperiode werd uitgevoerd, verliep het iets trager dan gebruikelijk, maar dit was geen probleem door goede communicatie en afspraken. De samenwerking verliep dan ook goed, en volgens planning.

Keuzes en communicatie

De vorm van communicatie bij een fase 0 verschilt nog wel eens per klant. Dit komt omdat Calago naast de eigen programma’s van Confluence ook inspeelt op wat de klant gebruikt. In dit geval betekende het dat veel communicatie via mail verliep, en dat er meer afspraken op locatie werden gemaakt.

Het meest interessante moment van deze fase 0 was de keuze van het PIM systeem. Het was al zeker dat Akeneo goed aansloot, maar welke versie was nog bespreekbaar. De twijfel zat in de Enterprise of de Growth editie. Om deze twijfel weg te halen heeft Calago een demo van beide gehouden, en integer advies gegeven. Zo was de assetmanagement functie van de Enterprise editie ideaal geweest, maar de rest was niet hoognodig. Daarom viel de uiteindelijke beslissing op de Growth editie, een goedkopere optie die altijd nog de mogelijkheid heeft om te upgraden naar Enterprise.

“Om twijfel weg te halen heeft Calago een demo van beide gehouden, en integer advies gegeven.”

Calago heeft daarnaast uitgebreid advies kunnen geven aan Wegter, bestaande uit verscheidene tips en verbeteringen. Volgens Alexander lag dit vooral in marktkennis. “De bewustwording van de noodzaak van productdata management,” ziet hij dan ook als de grootste toevoeging. Zo weet Calago veel van de omgang met codes en verpakkingseenheden, plus een stuk productlevenscyclus, soepele beheersprocessen en het aansturen op de compleetheid van data.

Zelfs zonder een opvolgende implementatie geeft een Fase 0 al veel ter lering voor het betrokken bedrijf. In de Fase 0 zit namelijk al het denkwerk en de kennisoverdracht. De uiteindelijke implementatie is simpelweg het uitvoeren van de resultaten van de Fase 0, en is daardoor een “doe-project” met weinig risico’s.

Het resultaat

Het hele proces bij Wegter was transparant en duidelijk, waardoor het resultaat niet onverwacht binnen kwam vallen bij het bedrijf. Alles was goed doorsproken, en verliep helemaal top! Na de fase 0 heeft Wegter er dan ook voor gekozen om de opvolgende implementatie ook door Calago te laten doorvoeren. De snelheid hiervan laten wij vaak de klant bepalen. De klant stuurt op de planning, en wij gaan rustig en planmatig hierin mee.

Wat nog wel interessant is aan de opkomende implementatie bij Wegter, is dat er meerdere partijen en systemen zijn gekozen voor de verschillende onderdelen die in het bedrijf verbeterd worden. Deze zijn nog niet allemaal geïmplementeerd, wat ertoe leidt dat niet alles perfect is te voorzien. Toch is het risico voor de PIM implementatie erg klein. Na een goede fase 0 is het doorvoeren van een PIM namelijk een stuk makkelijker. Alle delen moeten alleen nog aan elkaar geknoopt worden.
Natuurlijk houden we ondertussen ook het proces van de andere partijen goed in de gaten, zodat we tijdig kunnen schakelen als er toch obstakels op zouden komen.

Kortom is deze Fase 0 positief, integer en volgens planning verlopen, en kijken wij uit naar onze verdere samenwerking met Wegter voor de PIM implementatie!

Heb jij nog vragen, of interesse in een eigen fase 0 voor jouw bedrijf? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek, we helpen graag!