Een PIM-implementatie zonder goede voorbereiding is gedoemd te mislukken

Een goed begin is het halve werk. Vandaar dat de basis voor een goede PIM-implementatie ligt in de voorbereidende fase. Dit noemen wij bij Calago de “Fase 0”. Hier wordt de basis gelegd voor niet alleen een succesvolle implementatie, maar ook voor continue groei na livegang van het PIM. Het beknibbelen op deze fase zorgt dan ook altijd voor meer kosten achteraf, of zelfs tijdens, de implementatie.

Maar wat houdt een zorgvuldige voorbereiding in? En wat zijn de belangrijkste onderdelen voor een goed doordachte PIM-implementatie? Dat behandelen wij in deze blog.

De drie fasen van een PIM-implementatie
Elke PIM-implementatie bestaat in grote lijnen uit drie onderdelen: voorbereiding, uitvoering en nazorg. Deze indeling is universeel voor welk IT-project dan ook en ongeacht de leverancier of implementatiepartner die betrokken is bij het project.

1. Voorbereiding: De fundering voor het project. Hierin worden de doelstellingen, processen en informatiestromen in kaart gebracht.
2. Uitvoering: Het technische deel van de implementatie, waarbij de PIM-oplossing wordt ingericht op basis van de eisen en wensen van de organisatie.
3. Nazorg: Optimalisatie en ondersteuning na de livegang van de PIM-oplossing.

Hoewel de uitvoering vaak de meeste aandacht krijgt, ligt de sleutel tot succes in de eerste fase: de voorbereiding.

Voorbereiding is cruciaal
De technische implementatie van een PIM-oplossing is vaak rechtlijnig, ofwel: de technologie werkt volgens vaste principes en functies. Echter, als je deze technologie optimaal wil benutten dan moet er een duidelijke visie zijn op het gewenste resultaat.

Deze visie ontstaat niet vanzelf. Het vergt een grondig begrip van de bedrijfsprocessen, informatiestromen en de behoeften van jouw organisatie.

Hiervoor zijn de volgende vragen van belang:

• Waarom wordt productinformatie aangemaakt?
• Wie is verantwoordelijk voor de informatie?
• Waar in de organisatie wordt deze informatie beheerd en met welk doel?
• Hoe betrouwbaar moet de informatie zijn en wat zijn de kosten van rijke productinformatie?

Zonder heldere antwoorden op deze vragen kan de implementatie vastlopen of suboptimaal functioneren, wat leidt tot extra kosten, vertragingen of zelfs een mislukking van het project.

De rol van bedrijfsprocessen en informatiestromen
Technologie is slechts 20% van de oplossing voor een succesvolle PIM-implementatie. De overige 80% bestaat uit de bedrijfsprocessen, informatiestromen, en de mensen die met de oplossing gaan werken. Daarom moet er een gedegen analyse plaatsvinden van de huidige situatie:

• Welke afdelingen zijn betrokken bij het creëren en beheren van productinformatie?
• Zijn de huidige processen optimaal ingericht of moeten deze aangepast worden voor de nieuwe PIM-oplossing?
• Hoe worden integraties met andere systemen beheerd?

Een gedetailleerde voorbereiding waarin al deze aspecten worden uitgewerkt, is essentieel om later in het proces onverwachte problemen en risico’s te voorkomen.

Een solide implementatieplan
Op basis van de bevindingen uit de voorbereidingsfase kan er een implementatieplan worden opgesteld dat de organisatie, processen en technologie optimaal op elkaar afstemt. Hierdoor weten alle betrokkenen wat er van hen verwacht wordt en hoe de informatiestromen binnen de organisatie zullen verlopen.

Het is ook belangrijk om een duidelijke risicoanalyse te maken. Wat zijn de mogelijke valkuilen tijdens de implementatie? En hoe kunnen deze risico’s worden vermeden of verzacht?

Nazorg: optimalisatie en ondersteuning
Een goede implementatie is niet voltooid met de livegang van de PIM-oplossing. Goede nazorg is essentieel om ervoor te zorgen dat de oplossing blijft voldoen aan de behoeften van de organisatie. Deze nazorg kan bestaan uit trainingen voor medewerkers, monitoring van de informatiestromen en ondersteuning bij het oplossen van eventuele problemen.

Onze conclusie
Bij Calago hebben we ervaren dat een goede voorbereiding geen optie, maar een vereiste is. En een goede balans van kennis en ervaring in het team maakt hierbij het verschil. Bij Calago wordt Fase 0 uitgevoerd door een ervaren consultant met kennis van de markt. Door grondig na te denken over de voorbereiding, bedrijfsprocessen en informatiestromen, kunnen we een PIM-implementatie opleveren die perfect aansluit bij de behoeften van jouw organisatie.

Ben je al bezig met een PIM-implementatie of heb je twijfels over de uitkomst van een Fase 0? (ook wel Discovery fase) Dan bieden wij bij Calago ook de mogelijkheid tot een second opinion analyse. Hierbij toetsen wij de volledigheid en haalbaarheid van de voorbereiding, zodat je met een gerust hart verder kunt met de implementatie en achteraf niet met onverwachte kosten zit.

Wil je meer informatie of advies? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek, we helpen je graag verder!